Erfolgsfaktor Visualisierung beim Organisationsvergleich

Gepostet von am 16.  Dezember 2016, in Aufbauorganisation / Strukturorganisation | 2 Kommentare

introbild

Der Vergleich von Organisationsformen stützt sich vielfach auf verbale und numerische Evaluationsprofile. Zu einer reichhaltigeren und differenzierteren Diskussion würde eine geeignete Visualisierung viel beitragen. Wie gelingt eine solche? Eine Möglichkeit, mit der ich über die Jahre sehr gute Erfahrungen gesammelt habe, sind Netzdiagramme.

 

Vergleich von Organisationsformen in aller Kürze

Die Herangehensweise zur Auswahl der passenden Organisationsform aus möglichen Varianten ist eigentlich nicht schwierig. Sie folgt den klassischen Schritten jeder Evaluation:

  1. Bestimmen der anwendbaren Kriterien als Massstäbe der Vorteilhaftigkeit (zu den Anforderungen an solche Massstäbe vgl. den Beitrag „Die Krux mit Bewertungen„).
  2. Generieren denkbarer Varianten.
  3. Beurteilen dieser Varianten anhand der festgelegten Kriterien (vgl. beispielhaft das Tool Effizienzkonzept).

Solche Beurteilungen sind typischerweise anfällig für Kontroversen: Meinungsverschiedenheiten entstehen, weil das Verhalten der Organisationsformen gegenüber den Kriterien unterschiedlich eingeschätzt wird. Es ist daher von entscheidender Bedeutung, dass die Beurteilung sorgfältig und mit der nötigen Problemlösungsumsicht erstellt wird – und nicht wie hier dargestellt. Transparenz und Nachvollziehbarkeit sind nach meiner Erfahrung absolut zentral.

 

Transparenz und Nachvollziehbarkeit sicherstellen

Transparenz und Nachvollziehbarkeit hängen sehr stark von den eingesetzten Instrumenten und Methoden ab. Mit Gewinn wird bei der Gegenüberstellung der Organisationsformen ein verbaler Vergleich mit einer Punktbewertung der Alternativen ergänzt. Dadurch entstehen ein verbales und ein numerische Evaluationsprofil. Zusammen stützen sie die Entscheidung.

Die numerische Bewertung erfolgt sehr oft im Rahmen einer Nutzwertanalyse. Sie erlaubt es, die Bewertungskriterien nach den Bedürfnissen der konkreten Situation zu gewichten. Nutzwertanalysen haben verschiedene weitere Vorteile, die ihren Einsatz in Organisationsevaluationen lohnend machen. Gleichzeitig sind sie aber u. a. wegen der genannten situativen Gewichtung als Instrumente nicht unproblematisch.

 

Wie differenzierte Diskussionen über die Alternativen ermöglichen?

Mit einer dieser Herausforderungen kämpfe ich in Organisationsdesign-Projekten immer wieder: Die am Evaluationsprozess beteiligten Personen fokussieren sich sehr stark auf die Endsumme pro Alternative. Dies ist verständlich: Dank den Endsummen der Alternativen wird in der Nutzwertanalyse die Rangfolge der Organisationsformen erkennbar.

In den Hintergrund gerät dabei aber eine ausgewogene Diskussion darüber, wie die Endsummen zustande gekommen sind. Eine solche Diskussion ist zentral dafür, dass die Entscheidung für eine Alternative mit genügender Sicherheit und im Wissen um die genauen Gründe gefällt wird. Die für den Entscheid zuständigen Personen sollten unbedingt auch die Beurteilung der Alternativen pro Kriterium vergleichen und reflektieren.

Ich stelle immer wieder fest, dass sich die Nutzwertanalyse mit ihren Zahlenkolonnen als Basis für solche Diskussionen nicht gut eignet. Das reine Vergleichen von Punktwerten ist für viele Beteiligte zu abstrakt. Was tun? In meinen Projekten erweist sich die Visualisierung der Ergebnisse der Nutzwertanalyse in einem Netzdiagramm bzw. in einem Spinnennetzdiagramm immer wieder als äusserst hilfreich.

 

Netzdiagramm als hervorragende Visualisierungsmöglichkeit für Organisationsvergleiche

Ich illustriere das Instrument in der Folge auf Basis der Beurteilungskriterien aus einem realen Fall. Die in diesem Fall durch die Entscheidungsträger festgelegten Kriterien für die Wahl der passenden Organisationsform waren

  1. die Transparenz der Organisation,
  2. schlanke Strukturen,
  3. eine gute Führungs- und Steuerungsfähigkeit,
  4. die Schnelligkeit und Qualität der Entscheidungen und schliesslich
  5. eine gute Zusammenarbeitsfähigkeit in der Organisation.

Verglichen wurden zwei Hauptvarianten (A1 und B1) mit jeweils einer Untervariante (A2 und B2).

Die unten im Netzdiagramm ausgewiesenen Punktwerte und Gewichtungen sind im Sinne der Anonymisierung verändert.

Die erste Darstellung zeigt das Beispiel ohne Gewichtung der Kriterien:

spinne-ungewichtet

Die zweite Darstellung zeigt das Beispiel mit Gewichtung der Kriterien:

spinne-gewichtet

Eine Visualisierung mit einem Netzdiagramm hat aus meiner Sicht einige gewichtige Vorteile im Entscheidungsprozess:

  • Das Instrument ist allgemein bekannt. Es wird in anderem Kontext z. B. auch immer wieder in der Presse verwendet, womit es durch die Beteiligten einfach interpretierbar ist.
  • Es macht den grafischen Vergleich der Bewertungen pro Kriterium einfach, ohne dass die Gesamtbeurteilung in den Hintergrund tritt.
  • Damit wird einfach feststellbar, ob das gute Abschneiden einer Organisationsform ausgewogen auf mehreren Kriterien basiert oder hauptsächlich im überragenden Abschneiden in einem Kriterium.
  • Eine Darstellung ohne und mit Gewichtung der Kriterien nach den Bedürfnissen der konkreten Situation illustriert den Gewichtungseffekt eindrücklich.
  • Ein Netzdiagramm kann sehr einfach in Excel erstellt und dank den Fortschritten der Software mittlerweile auch ansprechend dargestellt werden.

Das Netzdiagramm reduziert zwar die Komplexität nicht. Es schafft aber deutlich mehr Transparenz und ermöglicht mit Sicherheit eine reichhaltigere und differenziertere Diskussion über die zur Auswahl stehenden Organisationsformen.

 

2 Comments

  1. Erich Wiesendanger
    27. Dezember 2016

    Danke Andreas, einmal mehr ein anschauliches Beispiel aus der Praxis. Mich überzeugt das graphische Instrument, weil man sofort erkennt, bei welchen Kriterien sich die Varianten auszeichnen. Wie bei Kurvenvergleichen liegt die Herausforderung bei der Unterscheidbarkeit der Linien (Farbe oder Strichmuster), was im digitalen Zeitalter nicht unüberwindbar sein dürfte.

    • Andreas Wenger
      3. Januar 2017

      In der Tat, Erich. Wenn viele Varianten mit vielen Kriterien (letzteres ist allerdings nicht wirklich förderlich, wie wir wissen) verglichen werden, dann kann es im wahrsten Sinne des Wortes eng werden.

      Wenn immer möglich ist mein Kunstgriff in solchen Fällen die Projektion mit Beamer, weil das Problem v.a. beim Ausdrucken auftritt. Wieder einmal ein Argument für das papierlose Büro.

      Alles Gute,
      Andreas