Veränderungen im Unternehmen: die Kommunikation macht den Unterschied (Gast-Blog)

Gepostet von am 20.  Dezember 2013, in Change Management | 9 Kommentare

network_000009458297SmallBald ist dieses Jahr vorbei und viele Vorhaben für 2014 sind schon aufgegleist. Auch im nächsten Jahr stehen damit in vielen Unternehmen und Institutionen grössere Veränderungen an. In seinem Gast-Blog beschreibt der Ökonom Ueli Schneider anhand eines Praxisbeispiels, wie wichtig die externe und interne Kommunikation in Veränderungsprojekten ist. Er schlägt sechs einfache Schritte vor, damit Ihnen eine gute Kommunikation in solchen Situationen gelingt.


Kommunikation in Situationen der Veränderung

Nicht wenige behaupten, ein eigentliches Veränderungsmanagement gäbe es heute gar nicht mehr, da alles im Unternehmen steter Veränderung unterworfen sei und deshalb Management per se Veränderung bedeute. Da eine Meinungsäusserung zu dieser Behauptung alleine mindestens einen Blog-Beitrag füllen würde, unterlasse ich sie gänzlich. Vielmehr geht es mir hier darum aufzuzeigen, wie Sie das nächste Projekt kommunikativ glatt über die Bühne bringen können. Denn niemand will schliesslich das neue Jahr mit ähnlichen Gefühlen beginnen, wie sie die Dame auf dem Bild vermutlich plagen müssen.

geschaeftsfrau rauft sich die haare

Mit ein paar einfachen aber effektiven Schritten, die ich Ihnen aus eigener Erfahrung empfehlen kann,

  • vermeiden Sie Widerstände gegen das Projekt,
  • senken Sie die Koordinationskosten,
  • verhindern Sie unerwünschte Frustration und allfällige personelle Abgänge im betroffenen Unternehmen, der Abteilung oder im Team und
  • machen Sie vor Presse und Öffentlichkeit stets einen professionellen Eindruck.

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Praxisbeispiel: Kein Stein bleibt auf dem anderen

Wie Sie unter Einhaltung von sechs Schritten zu einer gelungen Kommunikation in Ihrem Veränderungsprojekt finden, will ich Ihnen anhand eines selber durchgeführten Beispiels erläutern (ausführlich finden Sie diese Überlegungen in Beitragsform hier). Für ein besseres Verständnis gilt es die folgenden Rahmenbedingungen des erlebten Projektes zu beachten:

  • das Unternehmen war umfassend neu aufzustellen,
  • im Rahmen der Transformation waren auch die über Jahre eingeschliffene, teilweise negativ gearteten Werte und die Kultur anzupassen und
  • sowohl Schlüsselkunden und Partner als auch die breite Öffentlichkeit hatten ein gesteigertes Interesse und verschiedene, teilweise starke Machtbefugnisse im Rahmen des Veränderungsprozesses.

Es sei hier vorweggenommen, dass uns der Wandel der Unternehmung gut gelungen ist. Wir waren beinahe selber von den geringen Widerständen in der Umsetzung überrascht, auch wenn wir von Anfang an von unserer Planung überzeugt waren. Umso erstaunlicher war das Ausbleiben einer kontroversen öffentlichen Diskussion auch deshalb, weil unser Unternehmen vor Einsetzen des Transformationsprojektes mehrmals negativ der journalistischen Berichterstattung ausgesetzt war. Diese schlechte Presse war insbesondere auf Unstimmigkeiten mit den Mitarbeitenden und Problemen mit der Qualität der Leistungserfüllung zurück zu führen.


Sechs Schritte auf dem Weg zur gelungenen Veränderungskommunikation

Wir dürfen also behaupten, in der kommunikativen Begleitung des Projektes etwas richtig gemacht zu haben. Genau dieses „Richtige“ will ich Ihnen in Form von sechs Schritten oder Empfehlungen zugänglich machen:

Schritt 1:
Die kommunikative Begleitung eines Veränderungsprojektes muss von allem Anfang in die Projektplanung einfliessen
. Die Kommunikationsplanung hat den richtigen Stellenwert, wenn sie integrierender Bestandteil des gesamten Planungsbeschlusses ist. Die geplante Umsetzung muss danach bezüglich Termine und Inhalt penibel genau eingehalten werden. Eine der wenigen Gelegenheiten, bei denen sich stures Festhalten an Abgemachtem auf jeden Fall lohnt.

Schritt 2:
Bilden Sie „Wissens-Cluster“ indem Sie die relevanten Anspruchsgruppen innerhalb und ausserhalb des Unternehmens genau bezeichnen.
Evaluieren Sie die möglichen Widerstände und analysieren Sie die Macht und die Betroffenheit der einzelnen Gruppen. Dazu können Sie eine Portfoliomatrix verwenden wie Sie unten abgebildet ist.

Portfolio_Kommunikation

Während die Darstellung auch eine andere Form annehmen kann, ist es jedoch unerlässlich, eine Bewertung der Anspruchsgruppen im Gremium vorzunehmen. Diskussionen über die Macht und die Betroffenheit der jeweiligen Cluster lohnen sich, da Sie so Reaktionen und Verhaltensweisen antizipieren können. So sparen Sie sich böse Überraschungen im weiteren Projektverlauf.

Schritt 3:
Denken Sie für andere:
Was will wer von mir wissen und wie bediene ich ihr/sein Informationsbedürfnis?

Schritt 4:
Legen Sie fest, wer wann was erfahren soll.
Bestimmen Sie eine Person (meist Geschäfts- oder Projektleiter), die nach innen und aussen kommuniziert. Mit der Wahl des Kommunikators steuern Sie unter anderem das Vertrauen, das andere in Ihr Projekt haben werden.

Kommunikation_neu

Die Kommunikation lässt sich dabei wie in oben stehender Abbildung mit einem Fluss vergleichen. Stimmen Sie zuvor ab, welche Botschaften in welcher Reihenfolge wem zugänglich gemacht werden sollen. Aber Achtung: ein Fluss kann auch über die Ufer treten! In unserer Analogie bedeutet dies, dass Informationen, sobald Sie einen Vertrauenscluster verlassen, ungewollt diffundieren können. Seien Sie dafür gewappnet (vgl. nächster Schritt).

Schritt 5:
Bereiten Sie die Kommunikation vor:
Halten Sie Pressetexte, Reden, Fotos oder „Nasty Questions“ und Antworten rechtzeitig bereit. Dies gibt Ihnen die Sicherheit, auch auf Unvorbereitetes souverän reagieren zu können.

Schritt 6:
Kommunizieren Sie nur jene Botschaften und Inhalte, die im entsprechenden Moment kommuniziert werden sollen.
Hier hilft es, klare Grenzen zu ziehen. Eine Flucht in Halb- oder Unwahrheiten ist stets zu vermeiden.

 

Machen auch Sie den Unterschied

Unter Einhaltung dieser sechs Schritte konnten wir mehrere Veränderungsprojekte mit spürbar weniger Widerständen umsetzen. Wir haben so das Risiko vermindert, dass das Projekt nur mit mühevollen, iterativen Anpassungsvorgängen hätte zum Ziel geführt werden können. Ein „Projektabsturz“ ist sehr kostspielig und frustrierend, kann aber unter anderem mit einer gezielten Veränderungskommunikation verhindert werden. Gehen Sie zusammen mit Ihrem Projektteam respektive mit der Geschäftsleitung im Rahmen Ihres nächsten Veränderungsprojektes den Weg der sechs Schritte. Ich bin überzeugt, Sie machen damit den Unterschied. Ich wünsche Ihnen für all Ihre Projekte im 2014 viel Erfolg.

 

Weiterlesen

Wenn Sie hier klicken, finden Sie zum Thema meines Blogeintrags weitere Überlegungen in einer ausführlicheren Version sowie meine Vita in Kurzform.

 

Kontakt

Dr. Ueli Schneider
Birmensdorferstrasse 201
CH-8003 Zürich

Mobil +41 79 286 29 60

ueli.schneider@outlook.com

9 Comments

  1. Burri André
    20. Dezember 2013

    Hallo Ueli.
    Sehr Interessant und wichtig. Schöne Festtage.

    Reply
    • Ueli Schneider
      20. Dezember 2013

      Vielen Dank André!
      Auch ich wünsche Dir schöne Festtage.

      Reply
  2. Ergenzinger Rudolf
    20. Dezember 2013

    sehr praxisnah; es gilt der Grundsatz aus der Praxis für die Praxis; klare, kompetente und anschauliche Vorgehensweise; die heutige Praxis mit einigen negativen Beispielen zeigt, wie wichtig es ist, Veränderungen kommunikativ professionell zu begleiten – der Beitrag bringt dies deutlich zum Ausdruck.

    Reply
  3. Ueli Schneider
    20. Dezember 2013

    Vielen Dank für die Rückmeldung. Mit gezielter Kommunikation den Unterschied machen – so dass das Veränderungsprojekt nach Abschluss nicht zu den negativen Beispielen gezählt werden muss. Es freut mich, wenn diese Botschaft ankommt.

    Reply
  4. frank hérard
    6. Januar 2014

    Guten Tag Uelli,
    Ich wûnsche Ihnnen ein schones und erfolgreiches Jahr 2014. Diese Prasentation ist sehr intressant und bereichernde.
    Beste grussen !
    Frank

    Reply
    • Ueli Schneider
      7. Januar 2014

      Bonjour Frank,
      Vielen Dank für Ihren Kommentar und Ihr Interesse. Auch ich wünsche Ihnen alles Gute im neuen Jahr.
      Beste Grüsse

      Reply
  5. Erich Wiesendanger
    10. Januar 2014

    Vielen Dank für den anschaulichen Blog.
    Mit planmässigem und systematischem Vorgehen lassen sich Überraschungen vermeiden. Somit ist es wenig verwunderlich, wenn sich das (knapp aber gut) beschriebene Vorgehen in der Praxis bewährt hat. Aber – wie so oft -, es braucht Disziplin!
    Noch zum „Management bedeute per se Veränderung“: Meines Erachtens gehört das Verhindern unnötiger Veränderung ebenso dazu, zumal damit Ressourcen geschont werden.

    Reply
    • Andreas Wenger
      10. Januar 2014

      In der Tat, Erich, Deine Bemerkung zur Verhinderung unnötiger Veränderungen verdient unbedingt Beachtung: Ein effektiver und effizienter Systemzustand braucht Zeit, um sich einzustellen und Wirkung zu entfalten. In dem Sinne frage ich mich bei Reorganisationen in der Praxis nicht selten, ob die Ressourcen wirklich sinnvoll zum Einsatz kommen. Unbedingt ein Thema für einen zukünftigen Blogbeitrag!

      Reply
  6. Ueli Schneider
    10. Januar 2014

    Ich teile Ihre Einschätzung voll und ganz, Herr Wiesendanger und bin dankbar für Ihren Einwand.
    Wie Andreas schreibt: die Verhinderung unnötiger Veränderungsprojekte (insbesondere im Kontext der Organisation), verdient mindestens so hohe Beachtung, wie die Begleitung von einmal beschlossenen Changeprozessen.
    Wie oft muss auf ein Veränderungsprojekt ein weiteres folgen, weil ersteres (mindestens teilweise) gescheitert ist? Mit der von Ihnen angesprochenen Disziplin auch in der Beurteilung von Projekten, würde sich ein solch iteratives Vorgehen meiner Meinung nach verhindern lassen.

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