Prozesse, Ressourcen und Funktionen in dezentralen Organisationen: Wie schaffe ich Transparenz?

fensterIm Rahmen von Prozessoptimierungen in grösseren, dezentral aufgestellten Organisationen ist oftmals bereits die Erstellung von Transparenz über die Ist-Situation eine echte Herausforderung. Dies gilt ganz besonders für das Mapping der personellen Ressourcen auf die Prozesse, die interessieren. Die Prozesse werden zwar in allen dezentralen Einheiten durchgeführt. Die Menschen, die dies tun, sind aber oftmals aufgrund lokaler Wirtschaftlichkeitsüberlegungen jeweils anderen Funktionen zugeordnet (z. B. aus Auslastungsüberlegungen).

Wenn nun unternehmensweit relevante Prozesse (z. B. Abrechnungsprozesse) aus übergeordneten Überlegungen optimiert oder redesigned werden sollen, muss das dezentrale Geflecht sorgfältig erfasst werden. Sonst besteht die echte Gefahr, dass gesamthafte Produktivitätsgewinne durch das Streamlining der Prozessen durch dezentrale Produktivitätseinbussen zunichte gemacht werden.

Gemäss meiner Erfahrung ist eine möglichst gute Abbildung der entsprechenden Komplexität von Prozessen, Ressourcen und Funktionen daher sehr wichtig, damit die zuständigen Gremien richtig entscheiden können.

prozessEine Möglichkeit hierzu ist eine Prozess-Ressourcen-Matrix, die ich bereits mehrfach mit gutem Erfolg in Projekten eingesetzt habe: Sie spannt die gesamte Organisation als Matrix auf, indem die dezentralen Einheiten (hier im Beispiel Regionen) auf der Abszisse mit den relevanten Hauptprozessen und Prozessen auf der Ordinate kombiniert werden.

In den einzelnen Matrix-Feldern (Prozess-Regionen-Felder) werden anschliessend die Funktionen abgebildet, die dezentral für die Durchführung der Prozesse in Frage kommen.

quadrateDies erfolgt mittels Quadraten, und zwar mit so vielen Quadraten wie es Funktionen gibt, die dezentral für die Durchführung der analysierten Prozesse in Frage kommen. Hier sind es vier Funktionen, nehmen wir beispielsweise Marketing, Finanzen, Betrieb und Admin/Management. Jeder Funktion wird eine Farbe zugeordnet, hier Rot für Marketing, Blau für Finanzen, Gelb für Admin/ Management und Grün für den Betrieb.

Sind es beispielsweise nur drei Funktionen, die dezentral für die Durchführung der analysierten Prozesse in Frage kommen, würden entsprechend nur drei Quadrate abgebildet.

regionDie Funktionen, die nun in einer Region einen bestimmten Prozess wahrnehmen, werden anschliessend mit ihrer Farbe eingefärbt. Die anderen Funktionen, die in der entsprechenden Region an diesem Prozess nicht beteiligt sind, bleiben ohne Farbe. Im exemplarischen Beispiel hier wird der Prozess damit in dieser Region durch die Funktionen Marketing und Betrieb wahrgenommen.

Die Prozess-Ressourcen-Matrix reduziert zwar die Komplexität nicht, schafft aber erfolgreich Überblick, der sich lohnt. In der Toolsammlung habe ich ein kompletteres Beispiel inkl. Anleitung hinterlegt.

 

3 Comments

  1. Erich Wiesendanger
    13. Mai 2013

    Hallo Andreas
    Die simple wie bestechende Form gefällt mir. Spontan sehe ich zudem eine Erweiterung um Zahlen (FTE) im jeweiligen Quadrat. Auf einer angesetzten untersten Zeile entstünden dann Regionen-Totale und in rechts angesetzten Spalten Prozess-Totale entweder umfassend oder nach Funktionen. Oder geht das schon zu weit, bzw. böten sich andere Tools für diese (naheliegende) zusätzliche Transparenz?
    Gruss Erich

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    • Andreas Wenger
      14. Mai 2013

      Hoi Erich

      Von mir aus gesehen absolut machbar und v.a für die Weiterverwendung der Ergebnisse in der Optimierung auch unbedingt sinnvoll. Es stellt sich aus meiner Sicht lediglich je nach Grösse bzw. Komplexität der Organisation die Frage der Lesbarkeit in einer Präsentation.

      Persönlich habe ich daher Deinen Vorschlag in dieser Detailliertheit jeweils bisher nur in Excel umgesetzt. Für Präsentationen wählte ich jeweils die Lösung zweier Seiten: Die erste wie beschrieben, die zweite (absolut gleich in der Spalten- und Zeilenbeschriftung) für die FTE. Dabei habe ich in den Matrix-Zellen allerdings lediglich das Total der FTE aller Funktionen aufgeführt. Zudem das Total pro Spalte und Zeile wie von Dir angeregt.

      Die FTE pro Funktion sind natürlich aber eine sehr interessante Info, da hast Du unbedingt Recht, gerade auch für die Entscheidungsgremien. Hier arbeite ich mit Kuchendiagrammen, nach Bedarf in der Darstellung pro Region und im Total. Das bringt aus meiner Sicht die Aussagen noch schöner auf den Punkt.

      Macht das Sinn?

      Beste Grüsse
      Andreas

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  2. Erich Wiesendanger
    24. Mai 2013

    Danke Andreas, Deine Ausführungen sind für mich sehr gut nachvollziehbar. Das Argument der Übersichtlichkeit ist klar zu berücksichtigen. Getrennte Darstellung ist mitunter fast eine Notwendigkeit. Und die Relationen kommen im Pie Chart sauber zum Ausdruck.
    Es ist wie so oft: Der richtige Mix macht’s!
    Gruss Erich

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